Comment organiser au mieux son travail ?
Comment pouvez-vous améliorer votre gestion du temps et mieux vous organiser au travail ?
Lorsque j’ai commencé ma vie professionnelle, j’aurais aimé le savoir !
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Et pourtant…
Être organisé, efficace ou productif ne s’apprend pas à l’école (enfin non, beaucoup trop concret) Une fois sur le marché du travail, l’obligation de résultat immédiat nous fait développer de très mauvaises habitudes ! Vous prenez votre travail en main, et c’est à vous de vous organiser comme vous le pouvez !
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C’est dommage, car la gestion du temps😅 est un problème auquel nous sommes souvent confrontés. Tout au long de notre vie professionnelle !
« Je suis débordé »
« Je n’y arriverai jamais !
» Vous aimeriez arrêter de dire ces phrases…
Et c’est le cas pour de nombreuses personnes dans le monde du travail, si l’on en croit ces chiffres.
:
Je vais vous dire un secret : il m’a fallu un électrochoc pour arrêter de soupirer et de dire célèbre « Je n’ai pas le temps » : mon début de burn-out en 2017 🤯
Ce n’était pas mon entreprise ou la masse de travail qui était à l’origine du problème.
Non.
C’est ma relation au travail et mon manque de planification qui m’ont conduit à ce questionnement complet.
J’ai ouvert les yeux et j’ai pris en charge mon quotidien : des conseils simples et des routines et j’ai sorti la tête de l’eau.
Aujourd’hui, l’optimisation et la gestion du temps sont mon hobby 😅
Il était donc important pour moi que le premier article de ce blog soit axé sur l’organisation personnelle.
Pourquoi souhaitez-vous optimiser votre gestion du temps ?
Si vous êtes un employé, vous pouvez me dire « Mais pourquoi voudrais-je faire cela ? C’est le meilleur moyen d’obtenir ma hiérarchie pour me donner plus de travail !
» Ah, oui, c’est vrai. Mais il existe de nombreuses autres raisons de vous pousser à mieux hiérarchiser vos tâches !
- Négocier un objectif professionnel 🚩 Un nouveau poste, un nouveau dossier client, une prime ou une augmentation de salaire, ou inversement un poste à temps partiel. Si vous montrez à votre manager que vous êtes capable de travailler rapidement et mieux, vous disposez d’un levier irrésistible pour vos futures négociations !
- Soyez moins stressé au travail 🏃♀️ Si vous avez l’impression de courir partout, de ne faire face qu’aux urgences, d’être débordé en permanence : alors un aplatissement de votre organisation personnelle vous permet de respirer. Et pour appréhender les choses avec plus de sérénité !
- Garder du temps pour soi 🛀 Je ne dis pas que tu vas gagner une heure par jour pour traverser les bureaux en scooter ! Non ! Mais vous pourrez vous donner le temps de recharger votre cerveau d’une manière différente : développer votre réseau, vous inspirer et lire des articles de blog, discuter de problèmes avec des collègues, consacrez du temps à votre direction et à votre équipe, réfléchissez à la stratégie et à la vision à long terme de votre service, etc…
Il existe donc de nombreuses raisons d’optimiser votre gestion du temps .
Et maintenant, je vais vous expliquer comment vous organiser et gagner une heure par jour : en agissant sur votre organisation personnelle, mais aussi en limitant l’impact des autres sur votre efficacité.
3 conseils pour mieux gérer son temps de travail
Ici, je vais partager avec vous des choses simples mais en même temps :
- Facile à configurer
- Simple à suivre dans le temps
- Testé et approuvé… par moi-même !
J’ai eu du mal à trouver un système cohérent qui tienne la route et que j’arrive à maintenir au fil du temps. Cela m’a pris… des années !
Donc, si vous ne trouvez pas le système parfait tout de suite, c’est normal, d’accord ?
De plus, il n’y a pas de méthode miracle !
Eh bien, oui : le vôtre, celui qui vous convient !
Il est inutile de créer des usines à gaz, vous ne garderez pas une organisation si elle est compliquée ou difficile à mettre en œuvre…
Ne vous épuisez pas à chercher et à tester 46 000 choses…
Allons-y étape par étape.
C’est la solution la plus efficace en matière de gestion du temps !
1# Fixez-vous des objectifs clairs
Pour moi c’est essentiel et cet élément va conditionner tout le reste… Si vous ne voulez pas savoir où donner de la tête au fil de vos jours, vous allez avancer plus sereinement en vous fixant des objectifs :
- Au cours du trimestre, vous fixer un objectif à long terme vous permettra de prendre de la hauteur dans votre quotidien et d’avoir un fil conducteur dans toutes vos activités professionnelles.Exemple : Avoir réalisé les 6 entretiens individuels de mon département
- Hebdomadaire Ce sont les missions essentielles que que vous souhaitez accomplir au cours de votre semaine (maximum 3 !). Je vous conseille de les réaliser dès les premiers jours pour vous laisser une marge de manœuvre ! Exemple : Rédaction du fil conducteur des entretiens
- Une priorité par jour, j’insiste sur « un » : pas deux, pas trois, pas six. Non, juste un ! Pourquoi ? Pour avoir la satisfaction de la réalisation : plus vous vous fixez de priorités, plus vous risquez de voir apparaître de la frustration ! Exemple : avoir planifié les 6 entretiens dans l’ordre du jour
☝️ J’ai rassemblé une douzaine de citations inspirantes pour atteindre vos objectifs dans cet article
Comment définissez-vous de bons objectifs ?
Je pourrais mentionner la méthode SMART , qui indique qu’un objectif doit être :
- Spécifique : c’est-à-dire simple, précis et clair
- Mesurable : vous devez être capable de le quantifier, de le quantifier, de le mesurer
- Ambitieux et réalisable : votre objectif représente un défi à votre portée Réaliste : réalisable en fonction
- des moyens dont vous disposez Élimination
- Défini dans le temps : une date limite est impérative !
Vous pouvez utiliser des objectifs SMART à long terme, par exemple au cours du trimestre.
Pour vos priorités quotidiennes
Vous n’avez pas besoin de penser à la matrice SMART lorsque vous définissez vos priorités opérationnelles. Assurez-vous simplement qu’ils :
- sont réalisables en une journée
- représentent un défi, ou vous donneront satisfaction une fois atteints
- vous laisseront le temps de faire autre chose dans votre journée (vous savez, les urgences qui surviennent soudainement ! 🙃)
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2 # Utiliser un agenda pour mieux gérer son temps
Oui. C’est la base. Mais il est important de s’en souvenir !
Vous pouvez choisir un agenda papier ou informatique, peu importe. Ce qui fonctionne le mieux pour vous. Certaines personnes aiment déplacer des boîtes. Connectez leur calendrier à d’autres applications. D’autres préfèrent écrire, prendre quelques notes, entrer en contact avec du papier…
Personnellement, j’utilise les deux, ce n’est pas incompatible. 👉 J’ai un calendrier Google dans le cadre de mon travail. C’est beaucoup plus facile pour moi. Avec un agenda électronique en ligne, il est facile d’inviter, de partager et de consulter l’horaire de mes collègues. 👉 Mon agenda papier concerne mes activités personnelles (en particulier pour la gestion de ce blog) .Je dois avoir des objectifs à long terme écrits sur une page et noter ce qui se passe dans le fil conducteur de mes inspirations.
L’objectif est de pouvoir visualiser complètement la semaine en un coup d’œil pour mieux vous organiser.
3 # Libérez votre cerveau avec des listes de choses à faire
Je ne suis pas là pour te le dire que vous devez créer des listes de choses à faire interminables, avec 58 tâches en cours ! Non !
Écrire ce que vous avez en tête vous permet de libérer votre cerveau de cette charge mentale constante .
Que ce soit dans votre vie professionnelle comme dans votre vie personnelle !
Quel que soit le format que vous choisissez pour les réaliser, l’essentiel est que vous fassiez ce que vous voulez : post-it, bloc-notes, feuilles volantes, logiciels, etc… Testez une méthode, voyez si elle fonctionne, comment l’améliorer !
De nombreux logiciels sur le marché proposent des listes de contrôle avec gestion des rappels et plus encore, au téléphone ou sur Mac/PC.
Le plus connu est Trello (personnellement, cet outil de planification et de gestion de projet a changé ma gestion du temps et ma façon de travailler en équipe !).
👉 J’ai créé la formation Trello Power pour augmenter votre productivité !
Mais je peux également citer le menu « Tâches » de Google Agenda. Ou même Notion.
💡 Pourquoi faire des listes de choses à faire, en plus de vous libérer l’esprit ?
- Ils vous aident également à gérer vos priorités.
- Pour atteindre vos objectifs en vous poussant à l’action.
- Et mieux visualiser les étapes nécessaires au travail à effectuer.
Et surtout, quelle fierté, quel sentiment d’accomplissement quand on gratte ou coche sa tâche une fois qu’elle est terminée 💪
Si vous commencez à appliquer ces 3 principes, vous verrez plus clairement.
Vous souhaitez dynamiser votre organisation personnelle et savoir comment mieux vous organiser dans votre travail ? 👉 Profitez de mon expérience, je vous accompagne et vous fais gagner 5 heures par semaine !
👈 Le secret de la gestion du temps ? La planification de
La planification est un investissement ! tâches
Ce mode de fonctionnement n’est pas du tout intuitif.
Pourtant, c’est la clé d’une organisation efficace.
Nous pouvons faire le parallèle avec votre argent mis de côté : vous faites un effort, un sacrifice, en vous « privant » de cet argent pour l’investir, afin qu’il vous rapporte x2 plus tard 💰
Pour le temps, c’est la même logique. Consacrer 20 minutes à planifier vos créneaux horaires pour la semaine vous permet d’obtenir 5 fois plus de résultats au final !
Si vous devez retenir une chose de cet article, c’est l’importance de planifier pour ne plus souffrir de votre emploi du temps !
Quand devriez-vous remplir votre agenda ?
J’avais suivi des cours de formation qui conseillaient de le faire vendredi soir pour vous libérer l’esprit avant le week-end. D’autres ont conseillé lundi matin de bien démarrer la semaine.
Je veux dire « peu importe », c’est selon ta façon de travailler !
Quels éléments devriez-vous prévoir dans votre agenda ?
- Vos tâches à forte valeur ajoutée 📈 Ce sont celles qui produisent le maximum de résultats dans votre travail. Ce pour quoi tu es payé. Planifiez les moments où vous n’êtes pas disponible pour les autres (pas de téléphone, pas de courriels, pas de précipitation au bureau) pour rester concentré à 100 % sur votre cœur de métier. Cela peut correspondre à vos priorités quotidiennes, par exemple.
- Vos rendez-vous et réunions de travail 📆 Mais aussi le temps de préparation à l’avance pour être encore plus efficace !
- Rendez-vous avec vous-même 🙏 Oui tu as bien lu ^^ Ce sont des moments pour toi, c’est bien d’avoir au moins une heure dans la semaine pour lire, t’inspirer, réfléchir, réfléchir à la stratégie et aux objectifs, aller courir, faire ton sport favori, déjeuner avec un être cher un, etc…
🚨 Cependant, il est important de ne pas remplir votre agenda . Surtout pas !
Un horaire prêt à déborder est source d’anxiété (« Est-ce que j’ai tout ça à faire jeudi ? «).
Source de stress car aucune place n’est laissée à l’imprévu.
Et source de frustration car un ou plusieurs événements ou dossiers ne pourront pas être réalisés.
Personnellement, je laisse toujours 2 à 4 heures vides dans mes horaires pour gérer les imprévus !
Une bonne gestion du temps n’est pas synonyme d’un agenda rempli à ras bord !
Comment organisez-vous votre emploi du temps ?
Il existe plusieurs méthodes pour organiser un agenda solide , j’en citerai deux qui me conviennent le mieux :
- timeboxing attribue un bloc de temps à une tâche spécifique. Nous n’y parvenons que dans le temps imparti, et non pas autre chose, sans que cela déborde dans le calendrier. Le résultat : vous restez concentré sur une seule mission et vous forcez votre cerveau à terminer la tâche dans les délais impartis !
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- lots propose de regrouper puis d’exécuter les mêmes tâches sur la chaîne. Imaginez que vous deviez numériser les documents qui arrivent en semaine : prévoyez deux heures pour les numériser tous d’affilée, vous perdrez moins de temps sur les déplacements physiques et les clics/l’utilisation du logiciel ! Vous pouvez également prévoir de gérer vos e-mails à des moments précis de votre journée (une heure par jour lorsque vous ne faites que cela, mais que vous ne les consultez plus le reste du temps) Le batch s’inspire particulièrement de la cuisine, où il s’agit de préparer les plats de la semaine à l’avance.
le traitement par
☝️ Découvrez mes conseils de productivité dans mon article où je détaille 10 lois de productivité pour être plus efficace
C’est à pour savoir comment organiser et planifier au mieux vos tâches. Cependant, même si vous faites un système concret de gestion du temps… Il ne durera que sur le long terme en gérant les demandes extérieures.
Comment pouvons-nous mieux nous organiser et limiter les demandes extérieures ?
Paul Brazzolotto, docteur en psychologie cognitive, nous explique que les employés du secteur tertiaire sont interrompus toutes les 4 minutes en moyenne. Incroyable !
Avec mon burnout, j’ai compris que je ne faisais que vivre et réagir, au lieu d’anticiper et d’agir. Depuis lors, je minimise ma perte de concentration due à une interruption externe.
Pourquoi rester concentré ?
On pourrait dire que notre évolution naturelle pourrait nous permettre de nous adapter, non ? Que le cerveau humain est désormais fait pour le multitâche (le fameux multitâche !)
Eh bien, pas du tout ! Gloria Mark, une chercheuse américaine, révèle qu’il faut jusqu’à 23 minutes pour pouvoir nous recentrer sur notre travail après avoir été interrompu. Aïe…
👉 Si l’on compare cela à des interruptions toutes les 4 minutes, je vous laisse imaginer les dégâts… Que ce soit sur votre cerveau, mais aussi en termes de coûts de votre service ou de votre entreprise…
La règle à retenir est celle du « 1 pour 4 » : une heure concentrée sur une mission équivaut à 4 heures de travail intercalé (multitâche ) en termes de résultats !
Convaincu ? Nous partons donc à la recherche de perturbateurs dans votre gestion du temps !
1# Supprimer les notifications
Dans nos professions (hyper) connectées, notre cerveau est soumis à des demandes constantes : publicités, notifications, e-mails, pop-ups, téléphone, etc…
La peur de rater quelque chose nous pousse à être curieux, à regarder nos e-mails ou nos notifications par SMS. Pour enfin lire : « N’oubliez pas d’acheter une baguette pour ce soir ! » 🤨
Un téléphone, en particulier au travail, est conçu pour passer des appels téléphoniques ou échanger quelques textes professionnels. Et… c’est ça !
Essayez de désactiver vos différentes notifications .
Petit à petit, l’un après l’autre.
Et si vous le pouvez, faites-le également dans un cadre personnel.
Je vous promets que vous ne manquerez rien d’important : en cas d’urgence, nous vous appellerons !
😉 2 # Arrêtez de perdre votre temps en réunions
La Réunion est la grande maladie de nos temps modernes ! Elle en a même hérité un nom : Réunionite aiguë !
☝️ Je vous donne 7 étapes essentielles pour enfin rendre les réunions efficaces dans mon article sur les réunionites.
Encore une fois, vous aurez plusieurs moyens d’agir pour rendre les réunions efficaces :
- Arrivez à l’heure et respectez la durée prévue. Si vous définissez une durée d’un heure, c’est une heure ! Cela évite des discussions infructueuses, allons droit au but !
- N’assistez pas à toutes les réunions Si c’est sur un sujet qui ne vous concerne pas, n’y allez pas ! Vous pourriez tout aussi bien gagner en efficacité dans vos autres tâches.
- Une réunion présuppose une décision. Si elle n’a pas d’objectif clair, d’ordre du jour et de rapport orienté vers l’action, elle n’aura pas beaucoup servi
Si ces 3 points mentionnés sont déjà respectés, les réunions sont forcément plus efficaces et prennent beaucoup moins de temps !
3 # Optimisez la gestion des e-mails
S’il y a une source permanente d’interruptions, c’est votre boîte de réception . Nous ne le réalisons pas, mais c’est au cœur de toute organisation du travail et de la gestion du temps.
Mal gérés, les e-mails deviennent source de stress et prouvent contre-productif…
Alors, comment organiser correctement votre boîte aux lettres ?
Planifiez le temps consacré au traitement des e-mails.
Vous n’avez aucune obligation de traiter vos e-mails à la minute où ils arrivent, les consulter deux à trois fois par jour suffit pour traiter correctement toutes les demandes !
Les emails ne sont alors plus une contrainte subie, mais une activité choisie !
Désactivez les notifications !
Cela implique évidemment de couper toute notification sur le PC, le navigateur ou le téléphone. Plus d’alerte, plus envie de vérifier ce qui se passe…
La boîte aux lettres n’est pas une liste de choses à faire !
Beaucoup laissent des mails non traités comme « non lus » pour y penser (« mode confession intime activé », je l’ai fait moi-même depuis très longtemps 😅).
Pour faire simple, la boîte de réception est une liste de choses à faire remplie par d’autres, à l’infini, sans que vous puissiez contrôler ce qui se passe. Cependant, une véritable liste de tâches est alimentée par les éléments que nous choisissons. Il est donc essentiel de séparer les deux !
Et le fait de regarder X fois par jour une boîte de réception contenant 56 mails non lus, ça fait vraiment augmenter le stress, alors qu’une boîte aux lettres vide = bonheur 🤩 ! Si je vous assure ^^
Utilisez des mots-clés
Votre boîte aux lettres (et plus particulièrement Gmail, qui est toujours un dérivé du plus grand moteur de recherche au monde) est également une simple archive à organiser.
Soit vous utilisez des dossiers et des répertoires et vous nettoyez régulièrement votre boîte aux lettres. Ou bien vous m’aimez bien, vous ne rangez rien mais vous portez une attention particulière aux objets et au contenu des emails envoyés, pour les retrouver éventuellement plus tard avec des mots-clés.
Ces quelques conseils facilitent la bonne organisation de vos e-mails.
☝️ Si vous voulez aller plus loin, lisez mon article dédiée à la gestion des e-mails pour gagner du temps !
Si vous appliquez ces conseils dans la gestion du temps, vous gagnerez facilement une heure par jour.Mais le but n’est pas de s’effondrer sous encore plus de travail ! Non, ça fait moins, mais c’est bien mieux 🙂
En résumé
🔎 Pourquoi souhaitez-vous mieux gérer votre temps de travail ?
Pour négocier un objectif professionnel, être moins stressé et avoir du temps pour soi
📝 Comment vous organisez-vous au travail ?
Commencez par fixer des objectifs clairs, en utilisant un ordre du jour et des listes de choses à faire.
Le secret de la gestion du temps est la planification, réservez un moment de votre semaine pour positionner dans votre agenda vos tâches à forte valeur ajoutée, les entretiens et les réunions, et les rendez-vous avec vous-même.
🧠 Comment rester concentré sur ses tâches ?
Tu aura une organisation de travail au top en supprimant les notifications, en réduisant les réunions et en optimisant la gestion de vos emails 🙂
N’hésitez pas à partager vos conseils d’organisation avec moi dans les commentaires, j’y répondrai et je testerai avec plaisir ce que vous m’offrez 😉